KANDIDATEN AANMELDEN
Neem bij vragen over de aanmeldingsprocedure contact op met onze administratie op tel. nr.
Neem bij vragen over de aanmeldingsprocedure contact op met onze administratie op tel. nr.
Op grond van de per 26 mei 2018 van toepassing zijnde Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dient u bij het aanmelden van kandidaten akkoord te gaan met onze verwerkersvoorwaarden voor persoonsgegevens. Onze verwerkersvoorwaarden kunt u hier inzien.
Verwerkersvoorwaarden (versie 01 d.d. 18-5-2018)
Van toepassing bij het aanmelden van kandidaten voor deelname aan een VCA cursus of VCA examen welke door Schoonveld & Iedema vof opererend onder de handelsnaam www.VCAVCA.nl wordt georganiseerd.
Partijen:
1. Naam Schoonveld & Iedema (www.VCAVCA.nl)
gevestigd te Uitwellingerga, 8624 TB
aan de Binnebaen 10
rechtsgeldig vertegenwoordigd door: G.H. Iedema (directeur)
hierna te noemen: ‘Leverancier’;
en
2.
Iedere persoon die namens een organisatie of op individuele basis personen aan meldt, voor deelname aan door Schoonveld & Iedema georganiseerde VCA opleidingen of VCA examens, waarbij persoonsgegevens van deze aangemelde personen worden doorgegeven via de website www.VCAVCA.nl, via e-mail, telefonisch of mondeling.
hierna te noemen: "Opdrachtgever";
Leverancier en Opdrachtgever individueel aan te duiden als 'Partij' en gezamenlijk als 'Partijen'.
Nemen in aanmerking dat:
Partijen van rechtswege akkoord gaan met de hier genoemde voorwaarden ( de “Voorwaarden”), zodra Opdrachtgever de Leverancier van het voornemen tot het doen laten volgen van een cursus of het laten afnemen van een examen t.b.v. een persoon waarvan door de Opdrachtgever de gegevens zijn aangeleverd via een e-mail, via de aanmeldingspagina op www.VCAVCA.nl, mondeling of via telefonisch contact, met als doel dat de Leverancier onder meer voor Opdrachtgever of een medewerker van Opdrachtgever cursus(sen en/of examen(s) zal verzorgen
Opdrachtgever ten behoeve van deze werkzaamheden persoonsgegevens aan Leverancier zal verstrekken (de "Persoonsgegevens").
Opdrachtgever is voor deze Persoonsgegevens aan te merken als Gegevensverantwoordelijke en Leverancier als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: "AVG");
Partijen, mede gelet op het vereiste van artikel 28 van de AVG, akkoord gaan met de in deze verwerkersvoorwaarden (de ‘Voorwaarden’) genoemde rechten en verplichtingen
Waar gerefereerd wordt aan bepalingen uit de AVG, tot 25 mei 2018 de corresponderende bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens (de "Wbp") worden bedoeld.
Komen het volgende overeen:
1. Algemeen
1.1. Opdrachtgever zal de Persoonsgegevens door Leverancier laten verwerken voor zover nodig ten behoeve van het uitvoeren van de werkzaamheden als beschreven in de Voorwaarden. Leverancier dient de instructies van Opdrachtgever op te volgen. Leverancier zal, in het kader van de Voorwaarden, de Persoonsgegevens zoals opgenomen in Bijlage 1 gaan verwerken.
1.2. Leverancier zal de Persoonsgegevens onder de voorwaarden van de Overeenkomst verwerken.
Leverancier zal de Persoonsgegevens verwerken op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de Wbp en de AVG en andere toepasselijke regelgeving betreffende de verwerking van Persoonsgegevens.
2. Verplichtingen
2.1 Leverancier verwerkt de Persoonsgegevens alleen ten behoeve van de uitvoering van de werkzaamheden als beschreven in artikel 1.1 van deze Overeenkomst. Onverminderd hetgeen is bepaald in artikel 2.2, staat Opdrachtgever in voor een correcte verwerking van Persoonsgegevens.
2.2 Partijen dragen zorg voor de naleving van de op de verwerking van de Persoonsgegevens toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Wbp en de AVG. In dat kader voldoen Partijen aan artikel 32 van de AVG om de Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Leverancier neemt, op aanwijzing van Opdrachtgever, in ieder geval de volgende maatregelen:
Toewijzing van een verantwoordelijke voor informatiebeveiliging Awareness over Informatiebeveiliging
Fysieke beveiliging en beveiliging van apparatuur
Toegangsbeveiliging
Logging en controle
Het beheer van technische kwetsbaarheden
Incidentenbeheer
Afhandeling van datalekken en beveiligingsincidenten
Continuïteitsbeheer;
2.3 Leverancier spant zich in om de beveiligingsmaatregelen periodiek te actualiseren en aan te passen aan de stand der techniek.
2.4 Leverancier zal de Persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden zoals beschreven in artikel 1.1 dan wel om een op hem rustende wettelijke verplichting na te leven.
2.5 Leverancier verwerkt de Persoonsgegevens alleen in binnen Nederland.
2.6 Opdrachtgever geeft hierbij toestemming aan Leverancier voor het inschakelen van derden (zie bijlage 1). Leverancier verstrekt op verzoek van Opdrachtgever een overzicht van de door haar ingeschakelde derden, waarbij het Opdrachtgever vrij staat om bezwaar te maken tegen de inzet van de door Leverancier ingeschakelde derden.
2.7 Leverancier zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen Opdrachtgever en Leverancier zijn overeengekomen. Leverancier staat in voor een correcte naleving van deze plichten door deze derden en is bij fouten van deze derden zelf aansprakelijk voor alle schade alsof zij zelf de fout(en) heeft begaan.
2.8 In alle gevallen van een potentieel datalek of beveiligingslek zoals genoemd in de AVG, informeert Leverancier Opdrachtgever onverwijld doch uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking hiervan. Deze melding zal voor zover mogelijk ook inhouden:
de (vermeende) oorzaak van het lek, de door Leverancier getroffen beveiligingsmaatregelen;
het (verwachte en / of bekende) gevolg en de (voorgestelde) oplossing;
contactgegevens voor de opvolging van de melding;
het aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt (indien geen exact aantal bekend is: het minimale en maximale aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt);
een omschrijving van de groep personen van wie gegevens zijn gelekt;
het soort of de soorten persoonsgegevens die gelekt zijn, de datum waarop het lek heeft plaatsgevonden (indien geen exacte datum bekend is: de periode waarbinnen het lek heeft plaatsgevonden);
de datum en het tijdstip waarop het lek bekend is geworden bij Leverancier of bij een door hem ingeschakelde derde of onderaannemer;
of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden, en
wat de voorgenomen en/of reeds ondernomen maatregelen zijn om het lek te dichten en om de gevolgen van het lek te beperken.
2.9 Leverancier zal Opdrachtgever onverwijld informeren over een verzoek van een betrokkene tot inzage, verbetering, aanvulling, wijziging, afscherming, verwijdering, beperking of verplaatsing. Opdrachtgever handelt deze verzoeken vervolgens af.
2.10 Leverancier zal Opdrachtgever, waar nodig, bijstand verlenen voor het voldoen aan eventuele (wettelijke) meldplichten, verzoeken van betrokkenen gericht aan Opdrachtgever, het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en andere eisen en plichten neergelegd in de relevante wet- en regelgeving.
2.11 Leverancier staat ervoor in dat de verplichtingen die uit de Overeenkomst voor Leverancier voortvloeien ook zijn opgelegd aan al degenen die onder haar gezag vallen, waaronder ook werknemers van Leverancier.
4. Geheimhouding
4.1 Leverancier zal ten aanzien van alle persoonsgegevens die haar in het kader van de uitvoering van de Voorwaarden ter kennis of beschikking zijn gekomen en waarvan zij het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden, strikte geheimhouding betrachten en op geen enkele wijze aan derden verstrekken, behoudens voor zover:
Bekendmaking en/of verstrekking van die gegevens in het kader van de uitvoering van de Voorwaarden noodzakelijk is;
De wet of een rechterlijke uitspraak Leverancier tot bekendmaking en/of verstrekking van die gegevens verplicht, tenzij een andere oplossing voorhanden is;
Bekendmaking en/of verstrekking van die gegevens met voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever geschiedt;
Het informatie betreft die al rechtmatig openbaar was.
5. (Intellectuele) eigendomsrechten
Alle (intellectuele) eigendomsrechten op alle bestanden van Persoonsgegevens, gegevensdragers en/of enig ander materiaal waarop Persoonsgegevens zijn opgeslagen, blijven te allen tijde berusten bij Opdrachtgever.
6. Duur en beëindiging van de Voorwaarden
6.1 Bij beëindiging van deze Voorwaarden, om welke reden dan ook, zal Leverancier alle Persoonsgegevens van Opdrachtgever vernietigen of retourneren op een gebruikelijke gegevensdrager.
6.2 Na beëindiging van deze Voorwaarden, om welke reden dan ook, blijven de bepalingen van kracht die naar hun aard bedoeld zijn om ook na afloop van de Voorwaarden tussen Partijen te blijven gelden.
6.3 Partijen verplichten zich deze Voorwaarden aan te passen indien veranderende wet- en regelgeving dit noodzakelijk maakt.
7. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
7. 1 Deze Voorwaarden en de uitvoering ervan worden beheerst door Nederlands recht.
7.2 Alle geschillen tussen Opdrachtgever en Leverancier worden bij uitsluiting beslecht door de binnen het arrondissement van Leeuwarden bevoegde rechter.
Bijlage 1
Categorieën betrokkenen aanlevering van persoonsgegevens
De verwerkte persoonsgegevens zijn afkomstig van de volgende categorieën van betrokkenen:
Werknemers van Opdrachtgever
Studenten die door Opdrachtgever worden aangemeld
Examenkandidaten die door Opdrachtgever worden aangemeld
Natuurlijke personen die zichzelf (namens een organisatie of op persoonlijke titel) aanmelden
Doeleinden voor de registratie van persoonsgegevens
Voorletter(s) van een kandidaat / deelnemer
Deelname aan VCA examens en registratie in het Centraal Diploma Register
Ter latere verificatie dat kandidaat heeft deelgenomen aan een VCA cursus of VCA examen uitsluitend op verzoek van Opdrachtgever of kandidaat zelf.
Achternaam (+ tussenvoegsel) van een kandidaat / deelnemer
Deelname aan VCA examens en registratie in het Centraal Diploma Register
Ter latere verificatie dat kandidaat heeft deelgenomen aan een VCA cursus of VCA examen uitsluitend op verzoek van Opdrachtgever of kandidaat zelf.
Geboortedatum van een kandidaat / deelnemer
Deelname aan VCA examens en registratie in het Centraal Diploma Register
Ter latere verificatie dat kandidaat heeft deelgenomen aan een VCA cursus of VCA examen uitsluitend op verzoek van Opdrachtgever of kandidaat zelf.
Huisadres van de kandidaat / deelnemer
Voor en alleen indien er sprake is van rechtstreekse toezending van studiemateriaal en cursus / examen informatie naar de kandidaat.
BSN nummer
Alleen noodzakelijk indien een kandidaat de studie-uren van de cursus willen laten meetellen voor de wettelijk verplichte nascholing voor beroepschauffeurs. Het BSN nummer wordt per 1-6-2018 niet meer in onze administratieve systemen opgenomen, maar wordt na telefonisch contact met de opdrachtgever direct ingevoerd in het online registratiesysteem (TOP Internet) van het CBR/CCV indien bij een aanmelding wordt aangegeven dat de nascholing van toepassing is.
VCA diplomanummer
Deelname aan VCA examens en registratie in het Centraal Diploma Register.
Ter latere verificatie dat kandidaat heeft deelgenomen aan een VCA cursus of VCA examen uitsluitend op verzoek van Opdrachtgever of kandidaat zelf.
(Bedrijfs-)naam opdrachtgever
Voor de afhandeling van de uitnodiging van kandidaten en/of het verstrekken van de uitslag van het examen en/of de facturering en/of commerciële uitingen voor VCA cursussen en/of examens
Adres(sen) van de opdrachtgever
Voor het toesturen van het diploma en pasje aan geslaagde kandidaten
Postcode van de opdrachtgever
Voor het toesturen van het diploma en pasje aan geslaagde kandidaten
Woonplaats van de opdrachtgever
Voor het toesturen van het diploma en pasje aan geslaagde kandidaten
Naam of namen contact persoon(en) Opdrachtgever
Voor het communiceren met de juiste persoon bij de Opdrachtgever inzake VCA opleidingen of VCA examens van door Opdrachtgever aangemelde kandidaten.
Emailadres(sen) van de opdrachtgever
Voor de afhandeling van de uitnodiging van kandidaten en/of het verstrekken van de uitslag van het examen en/of de facturering en/of commerciële uitingen voor VCA cursussen en/of examens
Telefoonnummer van de opdrachtgever
Voor de afhandeling van de uitnodiging van kandidaten en het voeren van noodzakelijk overleg daarover of over het verloop van de cursus / examen en/of de facturering en/of commerciële uitingen voor VCA cursussen en/of examens
Eerste aanmelding van kandidaten van de opdrachtgever
Voor het verlenen van kortingen of voor commerciële uitingen voor VCA cursussen en/of examens
Website van de opdrachtgever
Voor controle van hiervoor genoemde gegevens van de opdrachtgever
Sub verwerkers van persoonsgegevens
VCA infra - landelijke uitvoeringsorganisatie voor VCA examens (zie www.vcainfra.nl)
VCA examenbureau - het door de Leverancier ingeschakelde bureau dat in opdracht van Leverancier zorg draagt voor de uitvoering van VCA examens
Examinatoren – medewerkers van het examenbureau die zorg dragen voor uitvoering van het examen
Administratief medewerkers examenbureau – medewerkers van het examenbureau die zorg dragen voor de verwerking van de gegevens t.b.v. de aanmaak van diploma’s en pasjes
CBR/CCV – organisatie belast met de uitvoering van de registratie van studie-uren in het kader van de code 95 voor beroepschauffeurs
Soorten verwerking van persoonsgegevens
Aanmelding via e-mail of via website in beveiligde omgeving en veilige website
E-mail verwerking Schoonveld & Iedema op eigen beveiligde verwerkingscomputer Schoonveld & Iedema (niet in de cloud)
Opslag kandidaat en persoonsgegevens in de cursusadministratie op eigen beveiligde verwerkingscomputer Schoonveld & Iedema
Opslag opdrachtgeversinformatie in de administratie op de eigen beveiligde verwerkingscomputer van Schoonveld & Iedema
Backup data bestanden cursusadministratie en administratie in beveiligde cloud omgeving (KPN)
Administratieve verwerking kandidaatgegevens bij het examenbureau en VCA Infra Hosting VRA2 / CDR
Controle ID tijdens examen door examinatoren
Op lijsten op de examenlocatie (meestal NL)
Kandidaat gegevens bij het CBR/CCV (alleen voor code 95 kandidaten)